Un déménagement n’est pas un événement anodin pour une entreprise. Qu’il soit dû à une augmentation des loyers ou à une fusion avec une autre structure, il s’agit d’une démarche qu’il faut préparer avec soin afin de ne pas déboussoler les employés, ainsi que la clientèle. Pour que le déménagement de votre entreprise se passe dans de bonnes conditions, nous vous donnons ici toutes les démarches à suivre.

Informez vos clients à l’avance du déménagement de vos bureaux

La première chose à faire pour faciliter votre déménagement professionnel est d’informer les principaux intéressés à l’avance, à savoir les clients et les salariés. Le plus simple est d’abord de mettre à jour votre site web avec la nouvelle adresse et les nouvelles coordonnées. Les clients pourront ainsi trouver facilement votre nouvelle localisation.

Pour être sûr de toucher un maximum de clients, profitez de l’occasion pour mettre en place une communication attractive comme un jeu-concours, un cadeau ou encore une soirée d’inauguration. Le but est de faire de ce déménagement un événement fédérateur qui va profiter à l’image de l’entreprise et donner un nouvel élan, tant humain que commercial.

Faites appel à des déménageurs professionnels pour le transfert de vos locaux

Pour faciliter son déménagement de bureau, il est judicieux de faire appel à un déménageur professionnel, qui saura vous accompagner et vous faciliter la tâche. Certaines entreprises peuvent se déplacer afin de réaliser un état des lieux dans les futurs locaux en vue de la réalisation d’un cahier des charges, nécessaire à l’élaboration d’un devis. Mais il ne s’agit pas d’une démarche obligatoire.

Vous pouvez faire appel à plusieurs professionnels afin de pouvoir comparer les prix d’un devis à l’autre et choisir l’offre qui convient à vos besoins et votre budget. Pour que votre entreprise puisse maîtriser les prestations prises en charge ou non, il vous appartient de vérifier les détails dans les propositions tarifaires. Par exemple : la mise sous carton, l’emballage et le déballage ainsi que la reprise des cartons ou des boîtes. Vérifiez également le démontage et le remontage du mobilier de bureau : le plus avantageux serait de faire appel à une société de déménagement spécialisée en entreprise pour vous assurer que les monteurs ont de l’expérience dans le mobilier de bureau.

Vous devez vous assurer que le prestataire prend en charge votre parc informatique ainsi que tous les meubles lourds, volumineux et délicats, qui doivent être transportés avec un équipement spécial. L’offre tarifaire devra mentionner entre autres la réservation et la confirmation d’autorisations de stationnement et de déchargement auprès de la mairie de la ville dans laquelle se situent vos nouveaux locaux. Enfin, il est plus prudent d’anticiper l’installation du mobilier, notamment en vous renseignant sur la capacité de prise en charge de l’ascenseur ou du monte-charge.

Informez vos fournisseurs et autres partenaires commerciaux du transfert

Une fois que vous avez pris la décision de déménager les locaux de votre entreprise, il faut que les fournisseurs et autres partenaires soient mis au courant. Cela évitera qu’ils soient pris au dépourvu et ils pourront ainsi prendre les mesures qui s’imposent pour assurer la continuité de service.

Mais avant tout, il ne faut pas oublier les premiers concernés, bien sûr ! Les salariés de l’entreprise doivent être mis au courant afin de pouvoir se préparer au transfert et organiser le déménagement de leur service ou leur équipe.

Que ce soit pour les partenaires ou les employés, le déménagement peut être un événement fédérateur et impulser une bonne dynamique dans l’entreprise. Néanmoins, s’il est mal préparé, il peut causer des conflits difficiles à gérer. Le côté humain est donc tout aussi important que l’aspect logistique.

Établissez un calendrier de déménagement

Pour que les activités de l’entreprise n’aient pas à pâtir du déménagement, il est nécessaire d’élaborer un calendrier. Comme date de commencement de la planification, vous pourrez prendre celle de la signature du nouveau bail commercial, par exemple.

Commencez par la création d’un rétroplanning qui liste les tâches obligatoires, à classer en fonction du délai d’organisation, leur mise en place ou encore leur nature. Vous pourrez ainsi prioriser les tâches les plus importantes et éviterez de perdre un temps précieux en broutilles.

En fonction de la taille de votre entreprise, vous serez amené à désigner un responsable du déménagement par équipe ou par division. Il supervisera la coordination auprès du chef d’entreprise ou du responsable des opérations et pourra organiser toutes les tâches selon la check-list préétablie. Le travail sera ainsi allégé pour tous et le déménagement d’entreprise en sera grandement facilité.