Vous êtes inquiet des dettes accumulées que vos clients vous doivent ? Vous envisagez de faire appel à une agence de recouvrement pour récupérer les sommes dues ? Alors vous devez suivre quelques points importants mentionnés ci-dessous afin que non seulement vous récupériez l’argent, mais aussi que vous conserviez vos clients.

De nombreuses fois, les propriétaires d’entreprises sont confrontés au problème des clients qui ne paient pas le montant des marchandises vendues. Les appels téléphoniques, les lettres de rappel, etc. ne servent à rien car le client se trouve dans des conditions financières difficiles. Dans un tel cas, vous ne pouvez pas attendre indéfiniment de recevoir l’argent ; c’est là que le recouvrement de créances entre en jeu. C’est un processus très fastidieux et long, en particulier dans le cas de dettes interentreprises. Il doit donc être abordé avec beaucoup de précautions, car vous ne voulez pas perdre le client. Ce n’est pas qu’il ne comprenne pas l’importance de payer, c’est simplement qu’il pourrait avoir des problèmes financiers. De plus, il existe plusieurs lois qui punissent les mauvaises pratiques en matière de recouvrement de créances, vous devez donc y faire attention également.

Pour les petites entreprises

Les propriétaires de petites entreprises trouvent qu’il est assez difficile de recouvrer l’argent de leurs clients. Mais avec un peu de préparation et de travail, les retards de paiement peuvent être minimisés, en plus vous saurez aussi quand renvoyer un client aux collections. Vous devez communiquer avec ces débiteurs de manière efficace et travailler avec eux lorsqu’ils ont des difficultés financières, et qui sait, ils pourraient devenir vos clients à vie. Les personnes qui paient en retard peuvent être classées en trois catégories – celles qui voudraient payer mais ne peuvent pas le faire, celles qui retardent intentionnellement afin de pouvoir traiter simultanément plusieurs paiements, et celles qui évitent intentionnellement les paiements

Les deux premiers types de débiteurs sont les personnes qui paient en retard.

Les deux premiers types de personnes souhaitent sincèrement payer, vous devez donc travailler avec elles et les convaincre d’effectuer un paiement total ou partiel. Il est important que vous reconnaissiez la troisième catégorie assez tôt et que vous preniez les mesures appropriées, notamment en confiant leurs comptes à une agence de recouvrement.

Une règle de base que vous devriez toujours appliquer est que vous devez communiquer en permanence avec vos clients, jusqu’au moment où vous êtes payé. Continuez à leur envoyer les factures et à les refacturer chaque mois. Il n’est pas nécessaire pour vous d’attendre la fin du mois, assurez-vous plutôt d’envoyer des avis chaque fois qu’un montant est en retard.

Dette interentreprises

Il y a plusieurs points importants dont vous devez vous souvenir lorsque vous vous lancez dans le recouvrement de créances. Le premier point, et le plus important, est que vous ne devez jamais être impoli et que vous ne devez jamais donner l’impression de harceler vos clients. Vous devez leur faire savoir que vous poursuivez leur affaire. Ne les appelez jamais plus d’une fois par jour. En outre, ne menacez jamais la personne qui vous doit de l’argent et ne déclarez rien qui laisse un mauvais goût.

Il est important que vous soyez direct dans tout ce que vous dites. Vous devez également écouter ce que le client a à dire et veiller à ne jamais devenir personnel avec lui. Votre objectif n’est pas seulement de faire payer le client, mais aussi de le fidéliser. Vous ne devez donc jamais donner l’impression qu’un appel est personnellement dégradant et avilissant. L’astuce ici est de rester calme, mais de maintenir un sentiment d’urgence.

Si vous constatez qu’un client a un problème financier et qu’il dit la vérité, alors vous pouvez essayer de négocier le montant qu’il peut payer. Vous pouvez envisager une prolongation de la période de paiement, si le débiteur accepte d’effectuer le paiement à cette date. En plus des appels téléphoniques, vous pouvez également envoyer des lettres, afin de transmettre un sentiment d’urgence. Veillez à conserver des copies de la correspondance que vous avez eue avec le client. Vous pouvez également choisir d’offrir une remise afin de récupérer une partie du montant au lieu de tout perdre. Vous pouvez le faire si le montant accumulé est assez important et n’est pas payé sur une longue durée.

Il existe donc plusieurs façons de récupérer son dû. Mais en passant un appel ou en envoyant une lettre, assurez-vous d’être poli et d’avoir une attitude emphatique afin de donner l’impression de vous soucier du client

C’est une bonne chose.

Prévenir et sécuriser avant de recourir aux procédures

Au‑delà des relances courantes, il est souvent plus efficace d’investir dans des dispositifs préventifs pour limiter l’apparition des impayés. Intégrer au contrat des clauses claires sur les intérêts moratoires, pénalités de retard, assurance‑crédit et conditions de cession permet d’augmenter la sécurité juridique des créances. La mise en place d’une analyse de solvabilité systématique avant l’ouverture d’une relation commerciale, l’exigence de garanties bancaires ou d’acomptes, et l’utilisation de la facturation électronique avec suivi automatisé réduisent significativement les délais de règlement. Par ailleurs, des outils de scoring client et des tableaux de bord de trésorerie facilitent la priorisation des dossiers : savoir identifier les comptes à risque grâce à des indicateurs de probabilité de défaut permet d’orienter les ressources internes ou externes de recouvrement de façon plus rentable.

Si la prévention échoue, privilégier des voies procédurales alternatives avant d’engager un contentieux long et coûteux est judicieux. La médiation commerciale ou une procédure d’injonction de payer peuvent accélérer le recouvrement tout en limitant l’impact sur la relation client. Il est également essentiel de maîtriser les règles de prescription applicables et les possibilités de cessibilité des créances pour optimiser les choix stratégiques (cession à un tiers, affacturage, ou recours judiciaire). Pour approfondir ces options et obtenir des modèles de clauses ou de lettres formelles, vous pouvez consulter un dossier pratique sur le site Droit En Enfer ! Ces démarches combinant prévention, digitalisation et recours adaptés permettent non seulement d’améliorer le recouvrement, mais aussi de préserver la trésorerie et la pérennité commerciale de l’entreprise.

Organisation opérationnelle et leviers juridiques complémentaires

Au-delà des relances et des clauses contractuelles, une organisation rigoureuse des dossiers et l’anticipation des risques permettent d’améliorer sensiblement les taux de recouvrement. Centralisez toutes les preuves (bons de commande, échanges électroniques, accusés de réception) et formalisez une mise en demeure, plan d’apurement, clause de réserve de propriété dès le premier incident significatif : ces outils facilitent la conversion d’une créance en titre exécutoire et renforcent votre position en cas de saisie conservatoire ou d’action judiciaire. Pensez à chiffrer systématiquement les coûts engagés (frais de recouvrement, indemnité forfaitaire) pour décider du caractère proportionné d’une procédure, et proposez des échéanciers réalistes (paiement échelonné, échéances modulables) afin de favoriser un règlement amiable sans rompre la relation commerciale.

Sur le plan stratégique, mettez en place des indicateurs opérationnels dédiés tels que le délai moyen de paiement, le taux de conversion des relances amiables, et le montant d’encours à risque pour prioriser les dossiers à forte probabilité de contentieux. Évaluez également des sûretés réelles ou des garanties personnelles quand le montant ou le risque l’exigent, et préparez-vous aux mesures d’exécution (astreinte, saisie‑attribution) en vérifiant les contraintes de procédure et de prescription. L’automatisation des relances via un CRM, combinée à une gouvernance claire des litiges et à des scénarios de traitement, réduit les erreurs, optimise les ressources et limite l’impact des impayés sur la trésorerie et la rentabilité de l’entreprise.

Traitement comptable et gouvernance des créances douteuses

Au-delà des relances et des procédures juridiques, il est crucial d’intégrer le recouvrement au périmètre financier et à la gouvernance des risques. La mise en place d’un processus formalisé de provision pour créances douteuses, dépréciation comptable, lettrage client et contrôle interne permet de rendre transparent l’impact des impayés sur les états financiers. Sous le Plan Comptable Général ou selon les règles IFRS, qualifier une créance comme irrécouvrable implique des justificatifs précis et une décision formalisée du comité finance ; ceci conditionne la déductibilité fiscale et l’inscription d’une écriture d’ajustement qui influence le résultat fiscal et l’impôt sur les sociétés. Parallèlement, le pilotage doit intégrer des indicateurs de qualité des créances (âge moyen, taux de couverture des provisions) et des pratiques de KYC et d’audit interne afin d’améliorer la traçabilité des échanges et la robustesse des preuves en cas de contentieux.

Sur le plan opérationnel, relier le recouvrement à l’ERP et au module de trésorerie renforce la prévision de flux et la décision stratégique (constitution d’une provision, recours à l’affacturage partiel, ou reclassement comptable). La maintenance d’un registre des risques clients, la conservation centralisée des pièces justificatives et l’horodatage des actions facilitent les revues périodiques et les contrôles externes.