Après les divers changements dans la réglementation, on se demande encore s’il est nécessaire d’utiliser des programmes de facturation. Depuis la loi de Finances 2016, celle-ci doit être conforme et les entrepreneurs ont dû s’adapter à certaines conditions. De nos jours, beaucoup de choses ont changé et la question se pose encore si on doit ou non utiliser un logiciel de facturation ?

Est-ce qu’on est contraint d’utiliser un logiciel de facturation ?

En théorie, la réponse à cette question est non. Selon la législation française, tant que les devis et les factures correspondent aux conditions imposées par la réglementation en vigueur, il n’est pas obligatoire d’utiliser un logiciel de facturation. Toutefois, dans la pratique, certains cas risquent de compliquer les choses. Les entrepreneurs doivent en effet répondre à certaines obligations en fonction de leur situation. L’usage de ce genre de logiciel, qui est d’ailleurs un programme de facturation conforme, devient donc une nécessité selon les cas qui se présentent.

Afin d’améliorer le contrôle des flux financiers et la TVA qui provient de ces transactions, l’Union européenne a établi des conditions pour mettre en œuvre plus de traçabilité. Ces directives sont récemment entrées en vigueur et modifiées certaines lignes dans le droit français. Dans ce contexte, le contrôle de l’administration fiscale doit faire en sorte d’assurer la sécurisation, la conservation et les archivages des données. Cela implique l’utilisation d’un logiciel de facturation.

Cependant, avec les dernières modifications apportées à la loi anti-fraude 2018 ont changé la donne. Seuls les assujettis à la TVA, hors régime de franchise en base, qui facture aux consommateurs et qui enregistre des encaissements avec un logiciel de facturation ou un système de caisse sont concernés par cette obligation.

Il est à rappeler qu’un logiciel et système de caisse inclut notamment la fonction d’enregistrement des encaissements d’un logiciel de facturation ou de compatibilité. En bref, si une entreprise facture à la fois des particuliers et des professionnels, elle est directement concernée par cette obligation.

Quels sont les avantages d’utiliser un logiciel de facturation ?

Nombreux sont les avantages à découvrir durant l’utilisation d’un logiciel de facturation pour entreprise. L’un des plus importants d’entre eux est le fait d’être en règle avec l’administration fiscale. Qu’il s’agisse d’un programme conforme à la loi anti-fraude ou non, il reste impératif de respecter un bon nombre de règles en termes de facturation et de gestions des ventes. Pour y voir clair, il faut noter qu’un logiciel de facturation attesté ou certifié conforme procure l’avantage de répondre à ces différentes obligations légales. Ces dernières concernent surtout l’inaltérabilité, la sécurisation, la conservation et l’archivage.

Outre ces éléments, un logiciel de facturation conforme est très utile pour assurer en toute facilité la gestion de ses mentions légales. On peut les intégrer aux devis et factures, aux conditions générales des ventes, et même à l’attestation d’assurance obligatoire. L’autre avantage offert par cet outil professionnel de facturation est la garantie de conformité auprès de l’administration fiscale. Il permet de gagner du temps grâce à la gestion facile des acomptes ou encore l’édition des devis et factures. Tout cela est-il suffisant pour convaincre les entreprises d’utiliser un logiciel de facturation ?

Compléments opérationnels pour optimiser la facturation

Au-delà de la conformité, l’utilisation d’un outil de facturation ouvre la porte à des gains pratiques souvent négligés : automatisation, interopérabilité et réconciliation bancaire accélèrent les cycles de trésorerie et réduisent les erreurs humaines. La mise en place de workflows de validation, d’un horodatage systématique des opérations et d’un système de preuve probante pour chaque émission favorise un meilleur pilotage financier et facilite les contrôles internes. L’exportation régulière des écritures en formats structurés (CSV, XML) et l’activation d’API pour l’interfaçage avec la comptabilité ou le logiciel de gestion permettent d’obtenir des tableaux de bord actualisés, des indicateurs de performance (délai moyen de paiement, taux de factures impayées) et une visibilité sur le besoin en fonds de roulement sans ressaisies.

Sur le plan opérationnel, la gestion automatisée des relances et du recouvrement, couplée à un lettrage automatique des paiements, diminue les impayés et améliore l’efficacité du service financier. Penser la facturation comme un élément du système d’information implique aussi d’intégrer des contrôles de cohérence (contrôle des doublons, validation des mentions obligatoires) et des procédures de sauvegarde chiffrée afin d’assurer la résilience des données. Pour rester informé des évolutions réglementaires et des bonnes pratiques juridiques relatives à ces dispositifs, consultez régulièrement les ressources spécialisées, notamment sur le site Le Jurisite.